Samara Bureau multi-familial inc./Samara Multi Family Office Inc. (ci-après désigné “Samara”) s’assure que les renseignements personnels que vous fournissez à Samara ne sont utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils sont destinés, en conformité avec la Loi sur la protection des renseigne ments personnels et les documents électroniques (la “LPRPDE”) et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la “Loi sur le secteur privé du Québec” et, collective ment, les “lois applicables en matière de protection des renseignements personnels”).
Les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels régissent notamment le traitement des renseignements personnels que les personnes fournissent aux entreprises dans le cadre d’une relation commerciale.
En vertu de cette législation, nous sommes tenus d’obtenir votre consentement relativement à la col lecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels.
Le texte qui suit résume les pratiques actuelles de Samara quant à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels de nos clients. Ces pratiques sont également applicables aux renseignements que Samara recueille sur les contacts nécessaires à administrer vos comptes tels que vos bénéficiaires, vos mandataires, vos personnes-ressources de confiance, votre conjoint ou conjointe, etc.
Si vous avez des questions ou des préoccupa tions au sujet de ces politiques, veuillez communiquer avec le chef de la conformité à confidentialite@samara.ca.
Les “renseignements personnels” sont des renseignements concernant un individu identifiable ou une personne physique, entre autres votre nom, vos coordonnées, votre adresse résidentielle, votre adresse électronique, votre date de naissance, votre numéro d’identification aux fins fis cales et les renseignements sur le compte que vous avez auprès de Samara. La définition de renseignements personnels peut varier selon le territoire. Les renseignements agrégés et/ou anonymisés et qui ne peuvent être associés à un individu identifiable, directement ou indirectement, ne sont pas considérés comme des renseigne ments personnels.
Lorsque vous ouvrez un compte auprès de Samara, nous obtenons des renseignements personnels à votre sujet qui sont conservés dans nos dossiers conformément à la réglementation du secteur, comme votre nom, nom de famille, date de naissance, numéro d’assurance sociale et adresse. Dans le cadre de nos obligations de connaissance du client (“KYC”), Samara recueille également des renseignements financiers incluant vos actifs, vos dettes, vos revenus, etc. Ces informations sont conservées dans nos dossiers conformément à la réglementation du secteur.
Vous n’êtes pas tenus de fournir vos renseignements personnels à Samara, mais dans ce cas il se pourrait que Samara ne soit pas en mesure de vous servir.
Les renseignements que nous recueillons nous permettent de vous identifier, de vous protéger contre une possible tentative de fraude, d’évaluer vos besoins de placement, établir et maintenir votre politique de placement, d’exécuter certaines opérations telles que des transferts de fonds de ou vers une autre institution financière et de nous conformer aux exigences légales et réglementaires. Ces renseignements permettent également de déterminer votre éligibilité à certains produits et services.
Seuls les employés autorisés, les fournisseurs de services tiers autorisés et les autorités de réglementation ont accès à ces renseignements.
Si vous êtes une personne physique, Samara est tenue de recueillir, d’utiliser et de communiquer votre numéro d’assurance sociale aux fins des déclarations de revenus.
Samara peut, de temps à autre, communiquer vos renseignements personnels à des sources ex ternes, comme des agences d’évaluation du crédit, d’autres institutions financières et d’autres parties qui fournissent des services à Samara.
Nous pouvons également nous appuyer sur des sources externes, comme les agences d’évaluation du crédit, afin de recueillir des renseignements personnels à votre sujet.
En cas d’un changement de propriété, d’une vente, d’une fusion, d’une liquidation, d’une réorganisa tion ou d’une acquisition de Samara, en tout ou en partie, vos renseignements personnels pourraient être transférés dans le cadre de la transaction.
Samara a besoin de votre consentement pour recueillir, utiliser et communiquer vos renseigne ments personnels afin d’administrer votre compte dans le cours normal des activités. Nous devons également obtenir votre consentement avant de pouvoir fournir vos renseignements aux membres de notre groupe et à tout tiers aux fins décrites dans les paragraphes ci-dessus.
Toutefois, dans certaines situations, nous pouvons recueillir, utiliser et communiquer vos renseigne ments personnels sans votre consentement. Ces situations comprennent : la collecte et l’utilisation de renseignements publics visés par la réglementation; la communication de renseignements à des conseillers juridiques aux fins d’obtenir des conseils; la collecte ou l’utilisation de renseignements lorsqu’il est clairement dans votre intérêt de le faire, dans des situations où nous ne pouvons pas obtenir votre consentement en temps opportun; l’utilisation et la communication de renseignements aux fins d’enquêter sur tout manquement à une convention ou sur toute contravention à une loi; la communication de renseignements aux fins de recouvrir toute dette que vous avez envers nous; l’utilisation et la communication de renseignements dans une situation d’urgence mettant en danger votre vie, votre santé ou votre sécurité; la communication de renseignements pour se conformer à une assignation à témoigner, un mandat ou une ordonnance du tribunal, ou pour se conformer autrement aux lois applicables, y compris aux exigences des autorités de réglementation des valeurs mobilières.
Vous pouvez accéder aux renseignements que vous avez fournis à Samara et leur apporter des corrections. Nous vous demandons de fournir ces corrections par écrit, à l’attention de notre responsable de la protection des renseignements personnels indiqué ci-dessous :
Maxim Saint-Amant Lamy
Chef de la conformité
Samara Bureau multi-familial inc.
confidentialite@samara.ca
Vous pouvez également contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question ou plainte concernant la façon dont nous conservons vos renseignements personnels
Nous pouvons conserver vos renseignements personnels dans nos dossiers après que vous ayez cessé d’être un client de Samara, tant et aussi longtemps que nous avons besoin de tels renseignements ou aussi longtemps que le prévoient les exigences réglementaires, soit un période de 7 ans suite à la fermeture de votre compte.
Comme vous avez ouvert un compte auprès de Samara, à moins d’indication contraire de votre part par écrit à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels nommé ci dessus, nous présumons que vous nous donnez votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels aux fins énoncées aux présentes. Bien que vous pouvez refuser de donner votre consentement pour l’une ou l’autre de ces fins et que vous pouvez retirer un tel consentement à tout moment, le retrait de votre consentement peut, dans certaines situations, en vertu de la réglementation, nous empêcher d’administrer votre compte.
Nous avons mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques en vue de protéger vos renseigne ments personnels et vos autres données contre la perte ou le vol ou contre l’accès, la communication, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisée de ceux-ci, notamment :
Nous avons pris des mesures pour nous assurer que seuls les employés de Samara ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions y aient accès.
Vos renseignements personnels sont actuellement conservés au Canada.
Entrée en vigueur : Juin 2025